【画像付き解説】スプレッドシートのセキュリティって大丈夫？事前に知っておくべき対策を解説

この記事を読んでる方はおそらく、スプレッドシートの導入を検討してる方だと思います。

Excelは基本的に、会社や個人のパソコン自体にデータが保存されているので、意図せずデータが流出する恐れは低いです。（もちろんウイルス対策などは必要ですが）

一方で、スプレッドシートは、インターネット上で操作をするので、誤ってデータを流出させる危険性はゼロではありません。

そこでこの記事では、スプレッドシートを検討してる方向けに、事前に知っておくべきセキュリティ対策について解説します。

ぜひとも最後までご覧ください。

初めに知っておくべきこと

早速スプレッドシートのセキュリティ対策について解説していきたいのですが、その前に、スプレッドシートの事が全くわからない方もいるかもしれません。

ここではスプレッドシートが全くわからない人向けに、「スプレッドシートの簡単な仕組み」「スプレッドシートを使用する上でのリスク」について解説していきます。

スプレッドシートの保存先

まずExcelとスプレッドシートの保存先の違いについてです。

Excelは、基本的に個人や会社のパソコンの中にデータが保存されます。

一方でスプレッドシートは、インターネットの中でデータが保存されます。（いわゆるクラウドです。）

データが意図しない人に見られる可能性

と疑問に思った方もいるかもしれません。

しかし、スプレッドシートは基本的に自分で公開する設定にしない限り誰かに見られる事はありません。

スプレッドシートは、初期設定で自分以外は誰も見られない設定になっています。

これを理解するために重要なのが、「共有設定」という機能です。

この共有設定という機能を使って、「誰でも見れる様にするか」「特定の人だけ見れる様にするか」「自分だけ見れる様にするか」を選択できます。

情報漏洩対策（共有設定）

ここからは情報漏洩対策について解説していきます。

具体的には、誰が情報を閲覧出来るかを設定する、「共有設定」についてです。

基本的にスプレッドシートは、初期設定では自分しか見られない仕様になっています。

しかし共有設定の操作を誤れば、データを誤って流出させてしまう恐れがあります。

逆に言うと、共有設定の設定さえ間違えなければ情報漏洩を心配する必要はありません。

「誰にも見せない」設定（初期設定）

まずは初期設定であり、最も基本的な設定である「誰にも見せない」設定についてです。

「誰にも見せない」設定がどういう状態かを理解するために解説します。

まず、スプレッドシートの右上にある、「共有」というボタンを押します。

するとこの様な画面になったかと思います。

この画面の中で、「一般的なアクセス」の中にある矢印マーク（▼）をクリックしてください。（おそらく「制限付き」と書かれているかと思います。）

この中で、チェックマークが、「制限つき」にチェックされていて、「アクセスできるユーザー」があなただけであれば、あなた以外誰もこのスプレッドシートを見れていない状態になります。

「見せる人を選ぶ」設定

次は「見せる人を選ぶ」設定について解説していきます。

先ほどと同じ様に、「共有」をクリックします。

すると出たきた画面の上部に、「ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加」と記載がある記入欄があるかと思います。

そこに、スプレッドシートを共有したい人のメールアドレスを入力します。

すると画面が切り替わって、メッセージを入力する画面になるかと思います。

この画面の中にある矢印ボタン（▼）を押して、共有したい人を「閲覧者」か「閲覧者（コメント可）」か「編集者」のどれにしたいか選択します。

どの権限にするか決まったら、後は「送信」ボタンを押すだけです。

すると相手側に、共有されたスプレッドシートのURLが送られます。

送られた相手は、そのURLを開くだけでOKです。

「誰でも見れる」設定

最後に「誰でも見れる」設定について解説します。

こちらはURLさえ知っていれば誰でもデータを見れる状態になるので、慎重に扱う事が求められます。

やり方としては、こちらも同様に右上の「共有」をクリックします。

出現した画面で、「一般的なアクセス」の中にある矢印マーク（▼）を押すと、「リンクを知ってる全員」という項目があります。

そちらをクリックするだけです。

あとは、先ほどと同様に矢印マーク（▼）を押して、URLを知っている人を「閲覧者」か「閲覧者（コメント可）」か「編集者」のどれにしたいか選択するだけです。

データの改ざん対策

ここからはデータの改ざん対策について解説していきます。

スプレッドシートを共有する際、「ここだけは編集されたら困る！」という箇所もあると思います。

そこでここでは、データの改ざん対策として、「保護機能」について解説していきます。

まずデータ改善されたく無い箇所をクリックします。

次に、メニューバーの中にある「データ」→「シートと範囲を保護」をクリックします。

すると右側から、「保護されているシートと範囲」という項目が出てくると思います。

この中にある、「権限を設定」をクリックします。

すると、「範囲の権限設定」という画面が出てくるかと思います。

この画面の中で、「この範囲を編集できるユーザーを制限する」にチェックをつけます。

あとは、下にある矢印マーク（▼）をクリックして、誰が編集出来るかを選択します。

これで特定の箇所のデータの編集が出来る人と出来ない人を選択する事が出来ます。

意図せずデータを削除した場合

意図せずデータを削除した場合は、データを復元する事が出来ます。

これはスプレッドシートが、変更された日付などを記録しているからです。

スプレッドシートは、シートにデータを記述するたびにデータを自動保存しているので、いつ誰が何を変更したかを確認する事ができます。

意図せずデータを削除したりした場合は、「変更履歴」を活用すればOKです。

使い方としては、メニューバーの中にある「ファイル」→「変更履歴」→「変更履歴を表示」をクリックします。

すると、「変更履歴」という画面になります。

仮にデータを誤って削除してしまったのなら、この中でデータを誤って消してしまった日時を探します。

見つけたら、上部にある「この版を復元」を押します。

するとこの様な確認画面が出ると思います。

この確認画面で「復元」を押せば、データを復元する事が出来ます。

まとめ

ここまでスプレッドシートのセキュリティは本当に大丈夫なのかと、セキュリティ対策について解説してきました。

この記事をまとめます。

以上になります。

スプレッドシートは、とても安全に使う事が出来る上に簡単で便利です。

もしこの記事を読んでスプレッドシートの安全性を理解出来たのなら大変嬉しく思います。