【解決策】いつの間にか数字が違う！スプレッドシートの変更、犯人は誰？原因特定と再発防止の3ステップ

チームで管理している予算シートや売上管理表を見て、

と冷や汗をかいた経験はありませんか？

重要な計算式が壊れていたり、納期が勝手に変更されていたりすると、誰が、いつ、なぜ変更したのか分からず、確認作業に追われてしまいますよね。

この記事では、そんな「困った！」を解決するために、原因を特定する具体的な手順と、二度と同じ問題で悩まないための再発防止策を、管理者に向けて分かりやすく解説します。

ステップ1：【原因究明】まず「変更履歴」で事実を確認する

憶測でメンバーに確認する前に、まずはスプレッドシートに記録されている「客観的な事実」を確認しましょう。

Googleスプレッドシートは、誰が、いつ、何を編集したかが分かる「編集履歴」が自動で保存されています。

操作手順

1. メニューバーの [ファイル] をクリックします。
2. カーソルを [変更履歴] に合わせます。
3. [変更履歴を表示] を選択します。

確認のポイント

誰が/いつ

右側のパネルには、編集した人の名前と時間が時系列で一覧表示されます。

どこを/どうやって

履歴の一覧から特定の時点を選ぶと、その時に変更されたセルがユーザーごとに色付きでハイライトされます。

変更前と変更後の内容も確認できます。

ステップ2：【再発防止】重要な「場所」を保護する

原因が特定できても、また同じことが起きては意味がありません。

特に、計算式が入ったセルや絶対に変わってはいけないマスタデータは、あらかじめ編集できないように「保護」しておきましょう。

これは、ミスを防ぐだけでなく、「ここは重要な場所だ」ということをチーム全員に視覚的に伝える効果もあります。

操作手順

1. 保護したいセル範囲を選択します。
2. メニューバーの [データ] → [シートと範囲を保護] を選択します。
3. 右側に表示されるパネルで説明を入力し、[権限を設定] ボタンをクリックします。
4. 「権限を変更」→「この範囲を編集できるユーザーを制限する」を選び、「自分のみ」または編集を許可する特定の人を選択して完了です。

ステップ3：【仕組み化】「なぜ変更したか」を共有する文化を作る

すべての変更が「悪」ではありません。

業務上の正当な理由があって変更されることも多々あります。

問題なのは、その「理由」が誰にも共有されないことです。

これを解決するのが「コメント機能」です。

操作手順

運用のコツ

ルールを決める

「保護されていない範囲の数字を編集する際は、必ずコメントで理由を残す」という簡単なルールをチームで決めます。

メンションを活用する

コメント内で @ の後に続けてメールアドレスを入力すると、特定の相手に通知を飛ばせます。

これにより、「〇〇さん、この数字を変更しましたが、理由はこちらです」といった円滑なコミュニケーションが可能です。

まとめ

「いつの間にか数字が変わっている」という問題は、多くの管理者が経験するストレスです。

しかし、ご紹介した3つのステップを踏むことで、誰でも対処可能です。

これらの機能を活用すれば、不安な「犯人探し」の時間をなくし、チームが安心して業務に取り組める仕組みを作る事ができます。

ぜひこの記事を参考に、日々の確認作業から解放され、より創造的な業務に集中できる環境を手に入れてください。