【1分で設定】スプレッドシートの変更をメールで自動通知！見逃しを防いで業務効率UP

チームでの共同作業にスプレッドシートは欠かせませんが、こんな「見逃し」や「報告の手間」に悩まされていませんか？

ご安心ください。

スプレッドシートには、変更があったら自動でメール通知してくれる便利な機能が標準で備わっています。

専門知識は一切不要で、たった1分で設定できます。

この記事では、まずその基本的な「通知設定」機能について画像付きで分かりやすく解説します。

さらに、

という方のために、応用編もご紹介します。

【基本編】「通知設定」で変更をお知らせ

スプレッドシートには「通知設定」という機能があります。

これを使えば、

• シートに何らかの変更があった時
• Googleフォームから新しい回答が送信された時

に、あなたのGmailアドレス宛に自動でメールを送ってくれます。

この機能の最大のメリットは、手軽さです。

1分で設定することが出来ます。

画像で解説！「通知設定」の具体的な設定方法

では、さっそく設定してみましょう！

設定はこれだけです。

実際確認してみる

設定が完了したら実際に動作するか試してみましょう。

自分のアカウントでスプレッドシートを編集しても通知は来ません。
別のGoogleアカウントか他の誰かに協力してもらって動作確認してください。

自分以外のGoogleアカウントでスプレッドシートを編集すると、メールに通知が来ます。

このメールの中の『変更内容を確認』の隣にある『ここをクリック』をクリックしてください。

すると、どの箇所が変更されたかをハイライトで示してあるスプレッドシートが表示されます。

これで実際にどこが編集されたかを確認することが出来ます。

「通知設定」の限界と、それを超える解決策

スプレッドシートの変更通知を使いこなすには、まず基本の「通知設定」から始めるのが簡単です。

しかし、使っているうちに

という壁にぶつかるかもしれません。

最初の壁：「シート全体の変更」しか分からない

最初に紹介した「通知設定」は、「シートのどこかが編集されたら」という大まかな通知しかできません。

これでは、自分に関係ない変更でも通知が来てしまい、本当に重要な更新を見逃してしまう可能性があります。

• 特定のタスクのステータスが『完了』になった時だけ知りたい…
• 在庫数が一定数を下回った特定の商品の情報だけ欲しい…

こんな具体的なニーズには応えられないです。

しかし、ご安心ください。

この壁を乗り越えるための、非常に強力な機能が用意されています。

解決策：「条件付き通知」で、狙った情報だけをキャッチ！

その解決策が、「条件付き通知」です。

この機能を使えば、自分が期待する条件に合わせて柔軟な通知設定が可能です。

例えば以下のような事が「条件付き通知」を使えば実現出来ます。

特定のセル・範囲に絞った通知

例えば、進捗管理表の「ステータス」列だけが変更されたかを監視します。

特定の値になったら通知

• 「ステータス」列の値が「完了」になったら
• 「在庫数」列の値が「10以下」になったら

の様に細かい条件を加えて通知する事ができます。

通知先の指定

自分だけでなく、関係者やチームメンバーのメールアドレスを通知先に指定できます。

最後の壁：「通知」の先にある「自動化」

「条件付き通知」は非常に便利ですが、さらにその先を目指すとき、超えられない壁がいくつか存在します。

通知先がメールだけ

SlackやGoogle Chatなど、普段使っているチャットツールには通知できません。

通知内容が変えられない

通知メールの件名や本文は固定です。「【至急】タスクAが完了しました」のように、内容を動的に変えることはできません。

「通知」しかできない

「ステータスが完了になったら通知して、同時に対象の行を別シートに移動させる」といった、通知以外の操作を組み合わせることはできません。

もし、あなたがこの壁の先にある、さらなる「業務の自動化」を求めるなら、最後の扉を開ける必要があります。

解決策：GASを使って業務を完全自動化

最後の壁を超える解決策が、「Google Apps Script（GAS）」です。

これはGoogleが提供するプログラミング環境で、これを使えば「条件付き通知」ではできなかった、以下のような限界を超えた自動化システムを自由に構築できます。

• SlackやGoogle Chatへの自由な通知
• 他のセルの情報を含んだ、完全にカスタマイズされた通知メッセージの作成
• 通知と同時に、行の移動、カレンダーへの予定登録、PDFの作成といった複数の処理を連携させる

GASを使えば、通知の送信先から内容、その先の業務プロセスまで、すべてをあなたの思い通りに自動化出来ます。

面倒な作業は、専門家にお任せください

そう感じた方も多いのではないでしょうか。

• 日々の面倒な手作業
• 繰り返し発生する定型業務

「通知設定」と「条件付き通知」だけでは解決できない、あなたの「もっとこうしたい！」という想い。

それらをヒアリングさせていただき、あなたの業務に最適化された自動化の仕組みをGASで構築します。

ほんの少しの自動化が、あなたのチームの生産性を劇的に向上させます。

まずはお気軽にご相談ください。

まとめ

この記事では、スプレッドシートの変更通知を設定する3つの方法を、簡単なものから順番にご紹介しました。

最後に、それぞれの特徴とおすすめの人を一覧で確認してみましょう。

通知設定

まずは手軽に、シート全体の変更を把握したい方にオススメです。

条件付き通知

「特定のステータスになったら」など、決まった条件でメール通知を自動化したい方のオススメです。

Google Apps Script(GAS)

Slack連携など、通知の先にある「業務全体」を最適化・自動化したい方にオススメです。

何から始めるべきか迷ったら、まずは最も簡単な「通知設定」から試してみてください。

それでも物足りなければ「条件付き通知」へステップアップするのがおすすめです。

そして、

• SlackやGoogle Chatなどに通知が行くようにしたい
• より複雑な条件分岐がしたい
• 業務そのものを大きく効率化したい

という高い目標があるなら、「GAS」を導入することをオススメします。

スプレッドシートの通知設定を使いこなせば、日々の面倒な報告作業や、重要な変更の見逃しがなくなります。

あなたのチームのコミュニケーションを、もっとスムーズで効率的なものに変えていきましょう。

GASでの自動化について「何から相談すればいいか分からない」という場合でも、まずはお気軽にご連絡ください。

あなたの業務をヒアリングさせていただき、最適な自動化をご提案します。