【画像付き解説】Googleフォームで定員に達した後キャンセル待ちを設定する方法

2025年8月7日2025年8月17日

イベントが定員に達したのは嬉しいけど、その後の『キャンセル待ちしたい』という問い合わせ対応が大変…

せっかくイベントが定員に達しても、当日になって本当に全員出席するかどうかは分かりません。

そんな時のために、Googleフォームでキャンセル待ちの募集も設定出来たら、あなたが開催するイベントの満席率もグッと上げられますよね。

そこでこの記事では、Googleフォームでの募集が定員に達したら、自動でGoogleフォームをキャンセル待ちに切り替える方法について解説していきます。

手順としては、以下のような手順でキャンセル待ちをGoogleフォームに設定します。

STEP

Googleフォームとスプレッドシートを連携する

STEP

スプレッドシートに「参加者リスト」と「キャンセル待ち」というシートを作る

STEP

申込が定員に達したら、それ以降は自動で「キャンセル待ち」のリストに追加する

あとは「キャンセル待ち」に入ってるリストに対して、

「定員に達したため、キャンセル待ちとなりました。」

などのメールをご自身で行えばOKです。

ここまでの設定をGAS（Google App Script）という、Googleが提供するプログラミングツールを活用します。

でもプログラミングって難しいんじゃないの。。

心配無用です。

この記事では、プログラミングのコードをコピペ出来る様にしています。

プログラミングが分からなくてもコピペで済む様にしてるので、安心して最後までお付き合いください！

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私はGoogleが提供するプログラミングツールである、GAS（Google App Script）と生成AIを活用してお客様の業務を自動化や効率化するサービスを提供しています。

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GAS（Google App Script）とは

ここでは、GAS（Google App Script）を知らない人向けに簡単にGASについて解説していきます。

GASとは、Googleが提供する、業務の自動化に特化したプログラミングツールです。

「スプレッドシート」「Gmail」「Googleドライブ」といった、ビジネスでよく使うGoogleのサービス同士を連携させ、日々の作業を自動化する事が出来ます。

うちはExcelがメインだから…

という方もご安心ください。

GoogleドライブにExcelファイルをアップロードして、Excelファイルをスプレッドシートに変換すれば、ExcelファイルでもGASを使う事が可能です。

Excelをスプレッドシートに変換する方法について気になる方はこちらの記事をご参照ください！

Masaログ

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GASを使えば、こんな事が出来ます！

Googleのサービスを自由に連携させる

スプレッドシートの情報を元に、自動でGmailを送信したり、Googleカレンダーに予定を追加したり、Googleドライブにフォルダを自動作成したり。

複数のサービスをまるで一つのソフトのように連携させて、業務を自動化できます。

決まった時間に、完全に“ほったらかし”で動かす

「毎日朝8時にレポートを作成」「毎週月曜の朝9時にタスクを通知」といったように、パソコンを触っていなくても、設定した時間に自動でプログラムを実行できます。

日次・週次・月次の定型業務を、“ほったらかし”にすることが可能です。

Googleのサービスにオリジナルの機能を追加出来る

スプレッドシートやGoogleフォームを使ってる際「あとこんな機能があったらいいのに…」と思うこともあると思います。

その「あとこれさえあれば…」を実現する事が出来ます。

GASを使ってオリジナルの機能を追加することで、「かゆいところに手が届かない」を解決します。

この様に、Googleのサービスを自分なりにアレンジして自動化まで出来るのがGASの大きな魅力です。

Googleフォームとスプレッドシートを連携

ここでは、Googleフォームの回答を自動でスプレッドシートに転記させる方法について解説していきます。

STEP

イベントの募集に使うGoogleフォーム内で
「回答」→「スプレッドシートにリンク」をクリック

STEP

「回答の送信先を選択」の画面でファイル名を決めて「作成」をクリック

STEP

シート名を「参加者リスト」に変更

作られたシートをダブルクリックしてシート名を「参加者リスト」に変更してください。

STEP

「参加者リスト」のシートをコピー

「参加者リスト」のシートの横にある三角ボタン（▼）をクリックしてください。

すると選択肢を選ぶ画面になると思います。

その中で「コピーを作成」をクリックしてください。

STEP

「キャンセル待ちリスト」というシートを作成

先ほどと同じ様に、コピーされたシートをダブルクリックしてシート名を「キャンセル待ちリスト」に変更してください。

GASの設定方法

ここからは、GASを実際に設定する方法について解説していきます。

STEP

スプレッドシートを開く

STEP

「拡張機能」→「AppsScript」をクリック

「拡張機能」というボタンを押して「Apps Script」というボタンをクリック

STEP

コードを記述する画面が出てきたら完成

この画面になったら設定完了です！

GASでキャンセル待ちを設定する

ここからは実際に、GASのコードを記述していきます。

コードのコピーを貼り付ける

まず最初に、すでに記述があるfunction myFunction() {}を全て削除してください。

何も書かれてない状態になったら、以下のコードを先ほどの画面に貼り付けてください。

function onFormSubmit(e) {
  // --- ① 定員数を設定してください ---
  const capacity = 20; // 例：定員が20名の場合

  // --- ② シート名を設定してください ---
  const mainSheetName = "参加者リスト"; // 参加者リストのシート名
  const waitingSheetName = "キャンセル待ちリスト"; // キャンセル待ちリストのシート名

  // ---（ここから下は変更不要です）---
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const mainSheet = ss.getSheetByName(mainSheetName);
  const waitingSheet = ss.getSheetByName(waitingSheetName);
  const currentEntries = mainSheet.getLastRow() - 1;
  if (currentEntries > capacity) {
    const lastRow = mainSheet.getLastRow();
    const rangeToMove = mainSheet.getRange(lastRow, 1, 1, mainSheet.getLastColumn());
    const valuesToMove = rangeToMove.getValues();
    waitingSheet.appendRow(valuesToMove[0]);
    mainSheet.deleteRow(lastRow);
  }
}

あなたが設定すべき箇所は①と②だけです。

重要な箇所だけ解説します。

const capacity = 20;

ここが定員を設定する箇所です。

ここでは20にしてますが、5人なら510人なら10と自分に合わせた数字に変更してください。

const mainSheetName = “参加者リスト”; const waitingSheetName = “キャンセル待ちリスト”;

ここはシート名を記述しています。

先ほど、スプレッドシート内でシート名を設定する際、「参加者リスト」と「キャンセル待ちリスト」で、すでに設定しているなら変更する必要はありません。