【法人向け】Google Apps Script (GAS) 導入のメリット・デメリットと活用事例

もし貴社がこのような課題を抱えているのであれば、その解決策は普段お使いのGoogleサービスの中にあります。（例：Gmail、スプレッドシート、Googleフォーム等）

特に、すでにGoogle Workspace（旧G Suite）を導入している企業であれば、追加の投資をすることなく、その解決策を手にすることが出来ます。

それが、Google Workspaceに標準搭載されている業務自動化ツール「GAS（Google App Script）」です。

本記事では、法人での導入を検討されている担当者様に向けて、

• そもそもGAS（Google App Script）とは何か
• GAS導入のメリット
• GASの具体的活用事例
• GAS導入する際の注意点やデメリット

について解説していきます。

最後までお読みいただければ、貴社の業務を自動化するための具体的な道筋が見えているはずです。

GAS（Google Apps Script）とは？

GASとは、一言でいえば

「普段お使いのGmailやスプレッドシート等を連携させて業務を自動化出来るプログラミングツール」

です。

例えば、

• スプレッドシートにある顧客情報を元にメールを自動送信する
• スプレッドシートのリストを元に「請求書」や「見積書」を自動作成と自動送信する
• Googleフォームから送信された申し込み情報を元に、Googleカレンダーへ面談や予約を自動登録する

のように、Googleサービス（例：Gmail、スプレッドシート、Googleフォーム等）を連携させて業務を自動化したい時に大変便利です。

GASはGoogle Workspaceを契約していない無料の個人Googleアカウント（@gmail.com）でも利用出来ます。
ただし、ビジネスで本格的に活用する上では、Google Workspaceを契約することを推奨します。

企業がGASを導入する4つのメリット

企業がGASを導入することで、具体的にどのような恩恵を受けられるのでしょうか。

【コスト】圧倒的な費用対効果

GAS最大の強みは、そのコストパフォーマンスの高さにあります。

「小規模な範囲で試してみたい…」

という場合、Googleアカウントさえあれば無料で自動化を始めることが可能です。

そして、すでにGoogle Workspaceを契約している企業であれば、そのライセンス費用以外に追加費用は一切かかりません。

別途高価な専門ツールを導入する必要がないので、コストを大幅に押さえて導入することが出来ます。

【生産性向上】定型業務の自動化による劇的な工数削減

これまで人手で行っていた

• 報告書の作成
• データの転記
• 定型メールの送信

といった作業をGASが24時間365日、代行します。

これにより、従業員は、より付加価値の高い企画業務や顧客対応といったコア業務に集中出来るようになります。

GASは、組織全体の生産性を飛躍的に向上させます。

【導入の迅速性】環境構築不要でスピーディーな業務改善

GASでの自動化に、サーバー構築や専門ソフトのインストールは一切不要です。

必要なのはWebブラウザだけになります。

これにより、

「この業務を自動化したい」

という現場のアイデアを、大掛かりなシステム開発のように何ヶ月も待つことなく、迅速に形にすることが可能です。

この「アイデアから実装まで」の圧倒的なスピード感は、変化の速い時代において強力な武器となります。

【既存資産の活用】追加の教育コストが低い

従業員がすでに使い慣れているGoogleスプレッドシートやGmailをそのまま自動化の基盤として活用できます。

全く新しいツールを導入する際に発生しがちな、

• 担当者が、ツールの使い方を従業員一人ひとりに説明して回る時間
• 導入後の、細かい質問対応に追われて本来の業務が止まる負担
• 従業員が、新しい操作に慣れるまでの一時的な生産性の低下

といった、目に見えにくい教育・移行コストを心配する必要がありません。

これまで通りの操作感の延長線上で、いつの間にか業務が効率化されているのがGASの大きな魅力です。

【部門別】GASの具体的な活用事例

という疑問にお答えします。

ここでは部門別に具体的な活用事例をご紹介します。

営業部門

問い合わせ対応の迅速化

Webサイトの問い合わせフォームなどにお客様から連絡が入ると、GASが自動で起動し、以下の処理を瞬時に実行します。

• 担当者のチャットに「新規問い合わせあり」と即時通知
• お客様のメールアドレスに「お問い合わせありがとうございます」といった一次回答メールを自動返信

この一連の流れを完全に自動化することで、対応漏れや初動の遅れを防ぎ、ビジネスチャンスを逃しません。

日報・週報作成の自動化

毎週月曜の朝など、指定した時間にGASが自動で起動し、以下の処理を実行します。

• 各メンバーが入力したスプレッドシートのデータを自動で集計
• 見やすいレポート形式に自動で整形
• 完成したレポートを、マネージャー宛にメールで自動送信

これにより、面倒な集計・報告作業から解放され、従業員は本来のコア業務に集中できます。

経理・総務部門

請求書発行業務の効率化

毎月末など、指定した日時にGASが自動で起動し、以下の処理を実行します。

• スプレッドシートの請求リストを一行ずつ読み込む
• Googleドキュメントの請求書テンプレートに、顧客名や金額を自動で反映
• 完成した請求書をPDF形式に変換
• 指定されたGoogleドライブのフォルダに自動で保存

この自動化により、手作業による転記ミスを防ぎ、毎月の請求書発行業務にかかる時間を劇的に削減します。

各種申請の通知

従業員が経費精算などをスプレッドシートに申請した瞬間に、GASが自動で起動します。

• 申請内容（申請者、金額など）を即座に読み取る
• 承認者（上長など）のSlackやGoogle Chatに「〇〇さんから経費精算があります」と自動で通知

申請が行われたことに承認者がすぐに気づけるため、承認漏れやプロセスの停滞を防ぎ、経費精算などをスムーズに進めることができます。

導入前に把握すべき3つのデメリット（リスクと対策）

GASは強力なツールですが、万能ではありません。

ここでは、事前に把握すべき3つのリスクと、その対策をセットで解説します。

【管理体制】属人化とブラックボックス化

リスク

手軽さゆえに、各々が自由なルールでスクリプトを作成した結果、作成者以外には中身が分からない…

いわゆる「ブラックボックス」状態になる可能性があります。

「担当者の退職で誰もメンテナンスできない」という典型的な属人化を引き起こします。

対策

本格導入の前に、

• 命名規則（ファイルや関数に分かりやすい名前を付けるルール）
• コードの置き場所（誰でもアクセスできる共有ドライブ等に保管する）
• 簡単な仕様書の作成（何をするためのスクリプトか、概要を残す）

といった最低限の運用ルールを策定することが極めて重要です。

【処理性能】大規模・基幹業務には不向き

リスク

GASには1回の連続実行時間が6分までといった制限があり、全社の基幹データを扱うような大規模処理には対応できません。

例えば、日々発生する数百行程度のデータ処理は得意ですが、数万行のデータを一度に扱うような大規模処理は苦手です。

対策

適用範囲を「各部門の日常的な定型業務」と明確に定義しましょう。

会社の根幹に関わる様な処理には、専用のシステムを利用すべきです。

【サポート体制】公式なベンダーサポートの不在

リスク

トラブル発生時、メーカーのサポートデスクのような公式な問い合わせ窓口はありません。

そのため、トラブルが発生すれば、自力で解決策を探す必要があります。

しかし、Googleの公式情報や開発者同士の情報交換は、そのほとんどが英語で行われています。

そのため、専門的な技術英語を読み解くスキルがなければ、迅速な対応は困難なのです。

対策

専門的な技術英語の壁を乗り越えるための選択肢は、大きく分けて2つです。

• 社内でそのスキルを持つ人材を時間をかけて育成する
• 外部の専門家をパートナーとして活用し、すぐに問題解決できる体制を整える

「時間をかけてコストを抑えるか」「コストをかけて時間を買うか」は、経営判断次第です。

まとめ

本記事で解説したGAS（Google App Script）は、日々の定型業務を自動化する最も身近で強力なツールです。

GASの導入は、貴社に以下のような大きなメリットをもたらします。

• 圧倒的な費用対効果（追加費用なく始められる手軽さ）
• 高い柔軟性（自社の業務に合わせたオーダーメイド開発）
• 迅速な導入スピード（アイデアをすぐに形にできる）

もちろん、属人化などのリスク管理を適切に行う必要はあります。

しかしリスク管理を徹底すれば、組織の生産性を飛躍的に向上させることが出来ます。

この記事をきっかけに、まずは、あなたのチームの「あの面倒な作業」を自動化できないか、その小さな一歩から検討を始めてみてはいかがでしょうか。