スプレッドシートの関数とGAS、何が違う？GASだからこそ出来ること徹底解説

もしあなたがそう思っているなら、この記事がきっと役に立ちます。

関数は、もちろん便利な機能ですが、

「あとこんなことも出来ればなぁ…」

と思う場面も多いです。

例えば、

• セルの値が変わったら、自動でメールやSlack通知を送りたい。
• 毎朝9時など決まった時間に、外部サイトからデータを自動取得したい
• シートの内容から、ワンクリックでPDFを作成しドライブに保存したい。

これらのように、スプレッドシートと外部の機能を連携させる様な事は関数では実現できません。

しかし、その関数の限界を超えるのがGoogleが提供するプログラミングツール「GAS（Google Apps Script）」です。

ぜひ、最後までご覧ください。

関数の限界！GASだからこそ出来ること5選

ここでは、関数では手が届かなかったものを、GASがどのように解決してくれるのかについて解説していきます。

外部サービスとの連携

関数では、スプレッドシートの外にあるWebサイトやチャットツールと直接やり取りすることはできません。

例えば、

• セルの値に応じてメールを自動送信する
• Webサイトの最新情報を自動で取得する

などは関数の守備範囲外となります。

しかしGASなら、スプレッドシートを様々なWebサービスとつなげることができます。

Webサイトからの情報取得

天気予報や株価などの最新情報を自動で取得して記録できます。

チャットツールへの自動通知

在庫数が少なくなったら、Slackなどに自動でアラートを送れます。

翻訳サービスの利用

Google翻訳などと連携し、入力したテキストを自動で翻訳できます。

このように、GASを使えば、スプレッドシートを様々なサービスと連携させることができます。

Googleサービス間の自動連携

関数は、スプレッドシートの中だけで機能します。

そのため、

• スプレッドシートの顧客リストをもとに、Gmailから一斉にメールを送信する
• スプレッドシートで管理しているタスク一覧を、Googleカレンダーに予定として登録する

などはできません。

しかしGASなら、同じGoogleのサービスであるGmailやカレンダー、ドライブといった他のサービスを自由に操作できます。

Gmail連携

特定のメールを自動で探し、添付ファイルをドライブに保存できます。

カレンダー連携

シートのタスクリストから、カレンダーへ自動で予定を登録できます。

フォーム連携

問い合わせ内容から担当者を割り振り、チャット通知や予定登録を自動化できます。

GASを使えば、Googleサービス間の連携を手作業でする必要がなくなり、日々の業務をよりスムーズにすることが可能になります。

ファイルやドキュメントの自動生成

関数は、セルの中に値や計算結果を表示するのが仕事です。

そのため、関数を使ってGoogleドキュメントを新しく作ったり、その内容を編集したりすることはできません。

しかしGASなら、スプレッドシート上のデータを元にして、様々なファイルを自動で生成・操作することが可能です。

報告書ドキュメントの自動生成

スプレッドシートの週次売上データを元に、Googleドキュメントのテンプレートに数値を当てはめて、毎週自動で報告書を作成する。

請求書PDFの一括作成

顧客リストと請求額が並んだシートから、顧客一人ひとりに対して請求書PDFを自動で生成し、指定したGoogleドライブのフォルダに保存する。

複数のファイルの情報を統合

各支店から集まった複数の売上報告スプレッドシートを開き、その中から必要なデータだけを抜き出して、一つのマスターシートに自動で集約する。

このように、GASを使えば、スプレッドシートを様々なドキュメントやファイルを自動で生み出すベースに変えることが出来ます。

スプレッドシートのカスタマイズ

関数では、セルの中で計算やデータ処理を行うのが基本のため、

• シートの見た目を変える
• オリジナルのボタンを追加する

などはできません。

しかしGASを使えば、スプレッドシートに独自のメニューやボタンを追加して、誰でも使いやすいツールにカスタマイズできます。

例えば、

• シートの上部メニューに「請求書を作成」という項目を追加し、ワンクリックでPDFを生成する。
• シート上に自作したボタンをクリックするだけで、入力データを別のリストに転記する。

のように、スプレッドシートに新たな機能を追加して、より操作性の高いものにカスタマイズすることが出来ます。

これにより、専門知識がない人でもミスなく安全に操作できる、オリジナルの業務ツールを作れます。

時間を指定して機能実行

関数では、時間を指定して機能を実行することができません。

例えば、

「毎朝9時になったら、シートを自動でチェックして、シートに異常があれば担当者にメールで通知する」

のように、「この時間になったらこういうことをして欲しい」という指示を関数に与えることはできません。

しかしGASには「トリガー」という機能があり、プログラムを自動で動かす『きっかけ』を設定できます。

時間をきっかけに実行

毎朝決まった時間に、レポートを自動作成してメールで送信する。

操作をきっかけに実行

誰かがシートを編集したら、その履歴を自動で別のシートに記録する。

GASを使えば、あなたがPCを閉じて寝ている間も、あなたの代わりに働き続けてくれます。

まとめ

最後までお読みいただき、ありがとうございます

関数とGASの違い、そしてGASの持つ可能性を感じていただくことが出来たかと思います。

関数ではなく、GASを導入するかどうかの基準は以下の様に判断すればいいと思います。

• シート内で完結する計算やデータ整理→ 関数で十分！
• 定型業務の自動化、外部サービス連携→ GAS出番！

もしあなたが日々の業務で

「これ、毎週同じことやってるな…」

と感じる作業があれば、それはGASで自動化できるサインかもしれません。

ぜひ、この機会にGASの世界に一歩踏み出してみてください。