経理や財務を担当する方達は日々このような業務に追われているかと思います。
- 請求書を発行→手作業でPDF化→ファイル名を変える→フォルダに保存
- 支払い期日が迫っていないか、リストを毎日目で見て確認
- 経費精算の申請内容を、Excelや会計ソフトに一件ずつ手動で転記
- 銀行からダウンロードした取引明細を、手作業で手直し
- 毎週・毎月の定型レポートを、複数のファイルから数字を集めて手作り
これらの業務に掛かっている時間は会社にとって大きな損失です。
例えば、これらの時間を最大限削って、「コスト削減のためのアイデアを考える時間を作る」「新しい戦略を考える時間を作る」といったことが出来れば、更なる会社の成長に繋がります。
このような無駄な業務を減らす事が出来るのが、Googleが提供する自動化ツールであるGAS（Google App Script）です。
この記事では、そんなGASを使って、Excel・スプレッドシートの業務を自動化するアイデアを５つ紹介します。
是非とも最後までご覧ください。
自動化出来る作業をまだ手作業でこなしていませんか？
私はGoogleが提供するプログラミングツールである、GAS（Google App Script）と生成AIを活用してお客様の業務を自動化や効率化するサービスを提供しています。
もし今の業務の中で
- 毎回の手作業に手間を感じる
- もっと業務を効率化したい
- ルーティン業務を自動化したい
このような不満を抱えてらっしゃるなら是非一度ご連絡ください。
「こんなことできる？」くらい軽めのご相談でも大歓迎です！
GAS（Google App Script）とは
ここでは、GAS（Google App Script）を知らない人向けに簡単にGASについて解説していきます。
GASとは、Googleが提供する、業務の自動化に特化したプログラミングツールです。
「スプレッドシート」「Gmail」「Googleドライブ」といった、ビジネスでよく使うGoogleのサービス同士を連携させ、日々の作業を自動化する事が出来ます。
うちはExcelがメインだから…
という方もご安心ください。
GoogleドライブにExcelファイルをアップロードして、Excelファイルをスプレッドシートに変換すれば、ExcelファイルでもGASを使う事が可能です。
Excelをスプレッドシートに変換する方法について気になる方はこちらの記事をご参照ください！
GASを使えば、こんな事が出来ます！
- Googleのサービスを自由に連携させる
-
スプレッドシートの情報を元に、自動でGmailを送信したり、Googleカレンダーに予定を追加したり、Googleドライブにフォルダを自動作成したり。
複数のサービスをまるで一つのソフトのように連携させて、業務を自動化できます。
- 決まった時間に、完全に“ほったらかし”で動かす
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「毎日朝8時にレポートを作成」「毎週月曜の朝9時にタスクを通知」といったように、パソコンを触っていなくても、設定した時間に自動でプログラムを実行できます。
日次・週次・月次の定型業務を、“ほったらかし”にすることが可能です。
- Googleのサービスにオリジナルの機能を追加出来る
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スプレッドシートやGoogleフォームを使ってる際「あとこんな機能があったらいいのに…」と思うこともあると思います。
その「あとこれさえあれば…」を実現する事が出来ます。
GASを使ってオリジナルの機能を追加することで、「かゆいところに手が届かない」を解決します。
この様に、Googleのサービスを自分なりにアレンジして自動化まで出来るのがGASの大きな魅力です。
GASを使った自動化のアイデア5選
ここからはGASを使って、経理や財務の仕事を自動化する5つの具体的なアイデアを紹介します。
- 請求書のワンクリック発行・保存システム
- 支払い漏れなどのタスク忘れを防止する自動アラートシステム
- 経費精算データ・会計ソフトへの自動転記システム
- 銀行取引明細の自動クレンジング・整形ツール
- 月次・週次レポートの自動作成＆配布システム
一つずつ紹介していきます。
請求書のワンクリック発行・保存システム
請求書を発行→手作業でPDF化→ファイル名を変える→フォルダに保存の手順が面倒…
このような事でお悩みの経理・財務担当者の方も多いと思います。
GASを使えば、これらの作業をボタン一つで全て自動化させる事が出来ます。
こういった手順を踏む事で、「請求書発行」から「保存」まで全てボタン一つにまとめる事が出来ます。
こうすることで経理や財務担当者の方は、本来注力すべき「コスト分析」や「業務改善」の様な、より生産的な仕事に取り組める様になります。
支払い漏れなどのタスク忘れを防止する自動アラートシステム
支払い期日が迫っていないか、リストを毎日目で見て確認するのが面倒…
支払い漏れなどの重要なタスクを忘れてしまったらクライアントからの信頼を大きく損ないます。
これを防ぐためにも目視で確認するのではなく、自動でタスクを通知してくれるシステムを作れます。
こうする事で毎日自動でタスクを通知してくれる、「見守り役」を作る事が出来ます。
もちろん社内のタスク管理だけでなく、「取引先への支払い催促リマインダー」など、社外向けの通知にも応用できます。
経費精算データ・会計ソフトへの自動転記システム
経費精算の申請内容を、Excelや会計ソフトに一件ずつ手で転記するのが面倒…
申請書と入力画面を何度も見比べて、ひたすら転記する作業は集中力も必要で時間も掛かるので本当に大きな負担だと思います。
GASを使えば、人が転記するのではなく、承認されたデータが自動で流れていく「仕組み」を構築することができます。
この様に、GoogleフォームとGASを活用すれば経費申請から転記まで一気に自動化出来ます。
申請者、承認者、経理担当者、関わる全員のストレスをゼロにする仕組みの完成です。
銀行取引明細の自動クレンジング・整形ツール
銀行からダウンロードした取引明細を、そのままでは使えず、手作業で整形するのが面倒…
列を並べ替えたり、不要な行を削除したりする作業って本当に面倒で時間も掛かると思います。
GASを使えば、「列の並べ替え」や「不要な行の削除」といったすべての整形作業を、あなたの代わりに実行させることができます
やることは銀行からの取引明細ファイルをGoogleドライブにアップロードするだけ。
あとは、「処理後フォルダ」に入ってる整形されたデータを、会計ソフトにインポートすればOKです。
月次・週次レポートの自動作成＆配布システム
毎週・毎月の定型レポートを、複数のファイルから数字を集めて手作りするのが面倒…
担当者によってファイル名や保存場所のルールが微妙に違っていて、毎回「あれ、あのファイルどこだっけ？」と探す時間、本当に無駄に感じると思います。
GASを使うと、例えば、毎週憂鬱だった月曜の朝に出社したときに、すでに完成したレポートが受信トレイに届いている、という状態を作り出せます。
これを設定するだけで、これまでレポート作成に費やしていた「探す・集める・作る・送る」という一連の手作業が、すべて過去のものになります。
まとめ
これまで手作業で行っていた経理や財務の手作業は、「ヒューマンエラーによる損失」や「生産的な仕事に時間を配分出来ない」といった問題を持っていました。
GASを活用すれば、本来やらなくていい仕事を最大限削減して、より会社の利益になる仕事に集中する事が出来ます。
最近、経理や財務の自動化を導入する会社はとても多いです。
この記事が、時代の波に逆らうのではなく、時代の波を乗りこなして更なる会社の成長に繋げていただくきっかけになれたらとても嬉しく思います。
私はGoogleが提供するプログラミングツールである、GAS（Google App Script）と生成AIを活用してお客様の業務を自動化や効率化するサービスを提供しています。
もし今の業務の中で
- 毎回の手作業に手間を感じる
- もっと業務を効率化したい
- ルーティン業務を自動化したい
このような不満を抱えてらっしゃるなら是非一度ご連絡ください。
「こんなことできる？」くらい軽めのご相談でも大歓迎です！
