小規模な会社を経営されている方や個人事業主として働いている方は、自分が本来行うべき業務に加えて様々な事務作業に追われている方も多いかと思います。
とはいえ、「人を雇うほどでもない」、「募集してもいい人材が来ない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか？
昨今、ChatGPTを中心とした生成AIがとても世間で話題になっています。
生成AIを活用すれば様々な業務を自動化や効率化する事が出来ます。
加えて最近話題になっているのがGoogleの業務効率化ツールである「GAS」です。
GASを活用すれば、GoogleサービスであるGoogleカレンダーやGmailなどを連携させて様々な業務を自動化させることが出来ます。
具体例を挙げるなら以下の事が可能です。
- 予約と日程調整の自動化
- お問い合わせの自動返信
- リマインド通知の自動化
これらを活用すれば今まで月々に費やしていた事務作業の時間を数十時間以上削減する事が出来ます。
この記事では具体的に生成AIとGASを活用して、どの様に業務を効率化させるかについて解説していきます。
ぜひとも最後までご覧ください。
生成AIとGASで自動化出来る業務事例集
ここからは生成AIとGASを使って実際どの様に業務を自動化するかについて解説していきます。
具体的に活用出来る業務は以下になります。
- 予約と日程調整の自動化
- お問い合わせの自動返信
- リマインド通知の自動化
それぞれ一つずつ解説していきます。
予約と日程調整の自動化
予約や日程調整の業務は、意外と多くの手間がかかる業務の一つです。
特に「空き時間の確認」や「日程のすり合わせ」は、お互いの空き時間が上手く調整出来ない場合お互いストレスです。
また重要な相手であれば、日程調整が噛み合わない事が原因でアポイントが取れなかったら大きな損失です。
そこで活用できるのが、Googleフォーム × Googleカレンダー × GASの連携による自動化です。
具体的には以下の手順で日程調整を自動化出来ます。
これらの作業を全て自動化出来ます。
しかもそこまで大掛かりな事はせず、すぐに導入する事が可能です。
これにより、
- スケジュール調整に費やしていた時間を毎月数時間削減
- 予約の取りこぼしやミスを防止
- 顧客にも「便利で対応が早い」と好印象
などの効果が期待できます。
お問い合わせの自動返信
お問い合わせ対応は、どの業種でも必ず発生する業務です。
しかし、内容の確認や返信対応に時間がかかり、「すぐに返信できなかった…」ということも多いのではないでしょうか？
そんな時に便利なのが、生成AI × Googleフォーム × Gmail × GASを活用した自動返信の仕組みです。
具体的には以下の様な事が可能になります。
この様にお問い合わせを全て自動化する事が可能になります。
この仕組みによって、
- 初期対応のスピードが圧倒的に向上
- 返信文を考える時間を大幅に削減
- 顧客からの信頼感アップ
といった効果が期待できます。
リマインド通知の自動化
リマインド通知は、忘れがちな事を自分や相手に自動で通知してくれる便利な仕組みです。
特に以下の3つのシーンで活用されています。
- タスク管理の通知
- 無断キャンセルや当日忘れの防止
- 支払い期限のお知らせ
それぞれ解説します。
タスク管理の通知
社内のタスクや納期、作業の抜け漏れを防ぐために、締切日の前日や当日に自動でリマインドメールを送信します。
これにより自分や社員のタスク管理を自動化する事が出来ます。
結果として業務の抜け漏れを防ぎ、生産性の向上に繋がります。
無断キャンセルや当日忘れの防止
顧客とアポイントを取ったけど当日にキャンセルされたり、相手に忘れられたりしないか心配にならないでしょうか？
リマインド通知を活用すれば、前日や当日に自動でリマインドを送ることで、キャンセルやスケジュール忘れを防止する事が出来ます。
Googleカレンダーに記載しているスケジュールを元に自動で相手にリマインド通知を送る事により、無断キャンセルや当日忘れを防止する事が出来ます。
支払い期限のお知らせ
請求書の支払期日が近づいたタイミングで、自動でお知らせメールを送信します。
相手が「期限日を忘れて未入金が発生する」といったトラブルも事前に防げます。
結果として、キャッシュフローの安定化貢献します。
Googleスプレッドシート × Gmail × GASを使って自動送信
これらの仕組みを実現できるのが、Googleスプレッドシート × Gmail ×Google Calendar × GASを使った自動送信です。
スプレッドシート上に管理されたデータをもとに、決まったタイミングでメールを自動生成・送信。
日程を元にリマインド通知するならGoogle Calendarの情報を参照します。
一度セットアップしてしまえば、あとは放っておいても自動で動いてくれます。
人的ミスや対応漏れを防ぎつつ、工数削減と信頼性向上の両立が可能になるのが、リマインド通知の自動化の魅力です。
他にも導入できる事例は様々
上記で挙げたのはあくまで一例です。
こちらをご覧になってる方の中には、あまり必要性を感じなかった方もいるかもしれません。
しかしこれ以外にもたくさん対応出来るケースはあります。
例えば、
- 請求書の自動作成＆送信
- アンケート結果の自動集計＆要約
- 売上日報・レポートの自動作成
など様々なケースに対応出来ます。
もし一度相談してみたいと思ったらどういった所に生成AIとGASを活用出来るかのご相談に乗らせていただきます。
ぜひ一度ご連絡ください。
まとめ
今回は、生成AIとGASを活用して事務作業を自動化する具体的な事例を3つ紹介しました。
- 予約と日程調整の自動化
- お問い合わせの自動返信
- リマインド通知の自動化
これらはすべて、「人を雇うほどではないけど業務負担を減らしたい」という小規模事業者・個人事業主の方にこそ役立つ自動化です。
GASと生成AIを使えばそこまで大きなコストと工数をかけずにこれらの自動化を実現できるのが大きな魅力です。
GASと生成AIを活用すれば、本来注力すべき仕事に時間を集中させることができます。
もしこの記事を読んで、生成AIとGASを使って業務をしたいと思われたらぜひ一度ご相談いただければと思います。
