この記事を読んでいるあなたは、こんなことでお悩みではありませんか？
- 普段Excelを使っているけれど、Googleスプレッドシートも気になっている
- スプレッドシートに移行した方が業務効率が上がるのか知りたい
- 小規模事業者はスプレッドシートかExcelどっちが良いのか知りたい
結論から言うと、個人事業主や中小企業であれば断然スプレッドシートの方がオススメです。
すでにExcelを使用している方であれば、この様な不便を感じた事があるかもしれません。
- ファイルを共有するたびに、毎回ファイルを保存してメールで送信
- 誰かが勝手に編集していて、どこが変更されたか分からない
- 自宅で作業しようと思ったら、会社のPCにしかファイルがなくて詰んだ
スプレッドシートを使えば、これらの手間は全て解消されます。
スプレッドシートの特徴は以下になります。
- ファイル共有はURLを1つ送るだけ
- 常に最新版にアクセス可能
- 複数人で同時に編集可能
- 自動で変更履歴が保存
- どの端末からでもアクセス可能
データのやり取りで手間をかけたくないのであればスプレッドシート一択です。
この記事では、Excelとスプレッドシートの違いを実務目線で比較します。
ぜひとも最後までご覧ください。
小規模事業者ならExcelよりもスプレッドシート一択な理由
中小企業や個人事業主にとって、日々の業務に使う表計算ソフトは「スピード」と「効率」が命です。
多くの人がExcelを当たり前のように使っていますが、実はスプレッドシートの方が圧倒的に効率が良いケースが多いです。
中小企業や個人事業主がスプレッドシートを導入すべき理由は以下になります。
- 無料で導入が出来る
- ファイルのやり取りが不要、URL共有だけで完了
- リアルタイムで同時編集ができる
- 外出先やスマホでも編集できる
- 作業を自動化する仕組みを作る事が出来る
一つずつ解説してきます。
無料で導入が出来る
スプレッドシートは、Googleアカウントさえあれば完全無料で利用開始できます。
Excelを使おうと思うと別途お金が必要になってきます。
出来るだけコストをカットしたい中小企業や個人事業主には、無料で利用出来るスプレッドシートがオススメです。
ファイルのやり取りが不要、URL共有だけで完了
Excelだとファイルを共有する際、
「保存 → 添付 → 送信 → 相手が開く → 戻ってくる」
という流れが必須です。
しかしスプレッドシートは、URLを送るだけで常に“最新版”を共有できます。
編集権限も簡単に設定する事が出来ます。
これにより、ファイル名が「請求書_最終_修正版_本当に最終.xlsx」みたいに増殖する地獄から解放されます。
リアルタイムで同時編集ができる
複数人で同じExcelファイルを使用すると以下の様な事が起こります。
- 誰が何を直したのか分からない
- 気づいたら内容が戻ってる
- 間違ったまま提出してた
スプレッドシートなら、誰が・いつ・どこを変更したかが「バージョン履歴」として自動で保存されます。
また、コメント機能で「ここ見直しておいてください」といったやり取りもその場で完結可能です。
これにより、やり取りのスピードも正確さもグッと上がります。
外出先やスマホでも編集できる
ExcelはローカルPCでの管理が前提です。
しかしスプレッドシートはクラウド保存なので、スマホ・タブレット・自宅のPCからもアクセス可能。
例えば外出先で突然スプレッドシートを触ることになってもすぐに対応可能。
スプレッドシートは、場所や時間に囚われず自由に作業出来るのが大きなメリットです。
作業を自動化する仕組みを作る事が出来る
ここが実は一番の推しポイントです。
Googleスプレッドシートは「GAS」という仕組みを使えば、あらゆる仕事を自動化する事が出来ます。
- スケジュール調整の自動化
- 期限が近いタスクに関する通知を自分や相手に自動通知
- 見積書や請求書を自動で作って送信できる
これらのことがGmailやGoogleカレンダーなどを組み合わせて実現可能です。
私もこのGASを活用して様々な業務を自動化しています。
もし、GASを活用して自分の業務をどこまで自動化出来るかに興味があれば一度ご相談に乗らせていただきます。
ぜひ一度ご連絡ください。
とはいえExcelが向いているケースは？
ここまで中小企業と個人事業主はスプレッドシートを活用すべき理由について解説してきました。
しかし、すべての業務で「Excelを捨ててスプレッドシートに移行すべき」というわけではありません。
シチュエーションよっては、Excelの方が圧倒的に優れている場面もあります。
特に以下のシチュエーションであれば、Excelでいいかもしれません。
- マクロ（VBA）や複雑な関数を多用している
- オフライン環境での作業が多い
- 取引先がExcel前提でやり取りしている
一つずつ解説していきます。
マクロ（VBA）や複雑な関数を多用している
Excelには「VBAマクロ」という強力な自動処理機能があります。
たとえば、
- ボタン1つで帳票を一括作成
- データ入力と同時に複数の処理を実行
- 複雑な条件付き集計やグラフ生成
などをVBAマクロを使って導入している企業もあります。
スプレッドシートにもGASがありますが、VBAがすでに多く導入されている場合はGASへの移行コストが高いです。
この様な場合であればExcelを継続した方が効率的です。
✅ ケース②：オフライン環境での作業が多い
スプレッドシートはクラウド前提のツールです。
つまり、ネット環境がないと使いづらいのが弱点になります。
例えば、
- 工場や建設現場など、安定したネット環境がない場所
- 出張先のPCがネットに接続できない場合
などでは、スプレッドシートは少し不便です。
この場合はローカルでしっかり動くExcelの方が安心です。
取引先がExcel前提でやり取りしている
取引する企業によってはExcelしか認めていない企業もあります。
例えば、
- 提出用ファイルが「.xlsx」で指定されている
- スプレッドシートを送っても「開けない」と言われる
- 印刷レイアウトやフォントがズレるのを嫌がられる
の様な場面もありえます。
スプレッドシートは、ファイルを「.xlsx」に変更して提出する事が可能です。
しかし万が一何か不具合が出てしまったら取引相手からの信用を失う可能性もあります。
このような場面では、相手に合わせてExcelを使うのが現実的です。
Excelからスプレッドシートに移行する方法
ここまで記事を読んで、「Excelからスプレッドシートに移行したい」と考えた方もいるのではないでしょうか？
Excelからスプレッドシートへの移行は驚くほど簡単です。
以下の3ステップだけです。
- Googleアカウントを用意する
- Googleドライブにアクセスして、Excelファイルをアップロード
- ファイルを開くだけで、自動でスプレッドシートに変換
順序立てて解説していきます。
Googleアカウントを用意する（※すでに持ってればOK）
まずGoogleアカウントを用意しましょう。
以下のURLから無料で登録することができます。
こちらのサイトの「アカウントを作成する」から作成する事が出来ます。
Googleドライブにアクセスして、Excelファイルをアップロード
次にGoogleドライブにアクセスして、Excelファイルをアップロードしましょう。
ステップとしては以下の通りです。
- Googleドライブを開く
- 移行したいExcelファイル（.xlsx）をドラッグ＆ドロップする
- ドライブ上にアップロードされる
これだけでOKです。
ファイルを開くだけで、自動でスプレッドシートに変換
あとは移行したExcelファイルをGoogleドライブ上で開くだけです。
これだけで移行が完了します。
まとめ
Excelは素晴らしいツールですが、中小企業や個人事業主にとっては、ややオーバースペックであったり不便だったりします。
もしこの記事を読んでスプレッドシートに興味を持ったなら一度Googleスプレッドシートを試す価値はあります。
この記事をまとめます。
- 中小企業や個人事業主なら無料で自由度が高いスプレッドシートがオススメ
- スプレッドシートならGASを使って様々な業務を自動化出来る
- Excelの方がいいシチュエーションもあるけど極一部
- Excelからスプレッドシートの以降はとても簡単
以上になります。
スプレッドシートであれば、「GAS」という仕組みを使って様々な業務を自動化する事が出来ます。
もしGASを使った業務効率化に興味があればぜひ一度ご連絡ださい。
あなたの仕事の何が自動化出来るかご相談に乗らせていただきます。
