【Googleフォーム】キャンセルが出たらキャンセル待ちに即通知！GAS活用

イベント主催者の皆様、こんな悔しい思いをしたことはありませんか？

せっかく「満員御礼」になったイベントでも、開催日が近づくとどうしても避けられないのが「キャンセル」です。

この「キャンセル」にすぐに対応できたら空席率も下げられるのに、実際はこんなことが多いのが現実です。

• 夜にキャンセルが出たのに気づかず、翌朝連絡したら「もう別の予定を入れた」と断られる。
• キャンセル待ち1番目の人にメールを送ったものの、一向に返事が来ない。
• 「参加したかった人がいるのに、席は空いている」という一番もったいない状態で当日を迎えてしまう。

この悔しいハプニングが起こる最大の原因は、キャンセルされた瞬間にキャンセル待ちの方へすぐ連絡出来ないことです。

そこでこんな事をお考えではないでしょうか？

実はこの仕組み、GoogleフォームとGAS（Google Apps Script）を使えば、完全自動化出来ます！

本記事では、手作業でのキャンセル待ち対応をゼロにする自動化の仕組みを解説します。

キャンセル待ち自動通知の仕組み

この自動化システムは、あなたが寝ている間でも、以下の3つのステップで勝手にキャンセル枠を埋めてくれます。

ステップ①：申し込みがきたら自動でステータスを振り分け

この仕組みのポイント

この仕組みのポイントは、申し込みがきたと同時に「参加確定」「キャンセル待ち」に自動で振り分けてる所です。

分かりすくするため「参加確定」の上限を1人にしてますが、人数は自由に変えられます。

これにより「誰が参加決定」で「誰がキャンセル待ち」かを分かりやすくします。

ステップ②：キャンセルされたらキャンセル待ちに自動通知

この仕組みのポイント

この仕組みのポイントは、こんな感じです。

• 「参加確定」の人がキャンセルを申し込んだら自動でステータスが「キャンセル」に変更
• 「キャンセル待ち」の人のステータスが自動で「繰り上げ案内中」に変更

これにより、自分がキャンセル待ちを管理することなく自動で知らせる事が出来ます。

ステップ③：参加表明がきたら自動で「参加確定」に振り分け

この仕組みのポイント

この自動化は以下のような仕組みです。

• キャンセル待ちの人に参加案内メールを自動送信
• 参加希望を出したらステータスが「参加確定」に自動変更

【必見】こんなこともできる！応用例2選

ここまで見てGASを使えばこんな便利なことが出来ると思ってもらえたと思います。

しかし、GASの強みは、

「他のツールと連携して、さらにあなた好みにカスタマイズできる」

ことです。

ここでは、イベント運営がもっとラクになる応用例を3つご紹介します！

「メールは見落とされがち…」を解決！LINE通知連携

キャンセル待ちの繰り上げ案内を、メールだけでなくLINEにも自動送信する仕組みです。

という経験はありませんか？

GASを使えば、LINEで相手にキャンセルの空きを知らせることができます。

返事待ちのストレスゼロ！「自動バトンタッチ機能」

キャンセル待ち1番目の人に自動で案内を送ったのはいいけど、その人から返信がなければ一生空きが埋まりません。

この悩みを解決するために

「決まった時間内に参加手続きがなければ、自動的に2番目の人に案内を送る」

というタイムリミットを設けます。

こういうストレスをゼロにします。

キャンセル対応に振り回されるのは終わりにしましょう！

この仕組みを導入すれば、あなたが寝ている間もシステムが勝手にキャンセル枠を埋めてくれます。

私はGASを使ってこのような、面倒な作業を自動化することを専門としてます。

よければ、あなたが今抱えている業務の悩みなどお聞かせいただけませんか？

• 「今の予約フローにも組み込める？」
• 「うちはもうちょっと複雑で…」

など、今あなたが抱えている業務のお悩みをお聞かせください。

「とりあえず話だけでも聞いてみたい」

という方でも大歓迎です！

ぜひ下記よりお気軽にご連絡ください。

まとめ

ここまでご覧いただきありがとうございます。

GASを活用すれば、Googleフォームのキャンセル待ち対応を自動化出来ます。

もうこれからは、直前のキャンセル対応に悩まされたり、振り回されたりすることはなくなります。

もし

「自分のビジネスにも導入してみたい！」

と思ったら、ぜひ私にご相談ください。

あなたの業務フローに合わせた、最適な自動化の仕組みを構築いたします。

「うちのやり方に組み込める？」

「こんなことできる？」

といった、軽い気持ちのご相談も大歓迎です！

この記事が、あなたのお役に立てたなら幸いです。