これまで長い間、事務作業のために使われてきたのはExcelです。
しかしここ数年、個人事業主や中小企業を中心に「スプレッドシート」の利用がかなり増えてきています。
理由としては、
- スプレッドシートの導入のしやすさ
- 作業の共有のしやすさ
- Gmailなどの他のGoogleサービスとの連携のしやすさ
が挙げられます。
こういった流れもあり、Excelからスプレッドシートへの移行を検討している人もいるかもしれません。
そこでこの記事では、Excelからスプレッドシートへの移行の方法を解説しようと思います。
Excelからスプレッドシートへの移行は、驚くほど簡単です。
しかし、Excelからスプレッドシートへの移行する際には少し注意点する点もあります。
この点も踏まえて、Excelからスプレッドシートへ移行する方法について解説していきます。
画像付きで解説していくので、一緒にやってみましょう！
Excelからスプレッドシートへの移行方法
先ほどもお伝えした様に、Excelからスプレッドシートへの移行は、そこまで難しくありません。
ここからは、具体的にどうやって既存のExcelファイルをスプレッドシートに移行するかについて解説していきます。
GoogleドライブにExcelファイルをアップロードする
手順としては以下になります。
- Googleドライブを開く
- 画面左上の「＋新規」ボタンをクリックし、「ファイルをアップロード」を選択します。
- 移行したいExcelファイルを選んでアップロードします。もしくは、Excelファイルを直接Googleドライブのウィンドウにドラッグ＆ドロップするだけでもOKです。
ここからは画像付きで解説していきます！
次に画面左上にある、「＋新規」ボタンをクリックします。
その後「ファイルをアップロード」を選択します。
ファイルを選択する画面になったら、あとは移行したいExcelファイルを選んでアップロードするだけです。
もしくは、Excelファイルを直接Googleドライブにドラッグ＆ドロップするだけでも大丈夫です。
アップロードしたExcelファイルをスプレッドシート形式に変換する
アップロードしたExcelファイルは、Googleドライブ上ではまだExcel形式のままです。
あとは、こちらをスプレッドシート形式に変換するだけです。
手順としては以下の手順を取ります。
- GoogleドライブにアップロードしたExcelファイルを開く
- メニューバーの「ファイル」→「Googleスプレッドシートとして保存」をクリック
ここからは画像付きで解説していきます！
まずGoogleドライブにアップロードしたExcelファイルを開きます。
おそらく「マイドライブ」の中にあるかと思います。
開くことが出来たらメニューバーの中にある「ファイル」をクリックします。
その中にある「Googleスプレッドシートとして保存」をクリックします。
すると新しいタブが開かれるかと思います。
この新しく開かれたファイルが、変換されたスプレッドシートです。
「マイドライブ」に戻ると元のExcelファイルと変換されたスプレッドシートがあるかと思います。
「.xlsx」と記述があるファイルがExcelで、何も記載が無いのがスプレッドシートです。
これでExcelからスプレッドシートへの変換が完了しました。
Excelからスプレッドシートへ移行するにあたっての注意点
Excelファイルをスプレッドシートへ移行する際、ほとんどのデータは問題なく引き継がれます。
しかし、両者の機能や特性の違いから、いくつかの点で注意が必要です。
具体的には以下になります。
- 書式やレイアウトの崩れ
- 関数・数式の互換性と挙動の違い
- マクロ（VBA）は直接移行できない
- データ容量とパフォーマンスの制限
ここからはこれらについて更に具体的に解説して、対策方法もお伝えします。
書式やレイアウトの崩れに注意
Excelとスプレッドシートは基本的に同じ様にできてます。
しかし、書式やレイアウトに微妙な違いがあることもあります。
Excelからスプレッドシートに移行した場合、次の様な問題が発生する可能性があります。
- 特定のフォントが置き換わる、または表示が異なる。
- セルの結合が意図せず解除されたり、結合範囲がずれたりする。
- 罫線の太さや種類が変更される。
- 図形や画像の位置、サイズがずれる。
- 条件付き書式の一部が正しく適用されない。
これらの問題が発生したらスプレッドシート内で手動で微調整していくことになります。
スプレッドシートへの移行を意識するなら、出来るだけ普段からあまり複雑な書式設定を使用しない事をオススメします。
関数・数式の互換性と挙動の違い
関数に関しても基本的にはExcelもスプレッドシートも同じです。
しかし一部の関数がExcelには存在するけどスプレッドシートには存在しないなどがあります。
他にも、
- 一部の関数が存在しない
- 配列数式の挙動が違う
- 外部参照の方法が違う
などもあります。
とはいえ、スプレッドシートでは今までExcelで出来た事が出来なくなるわけではありません。
スプレッドシートの他の関数で代替することは可能なので、これらも考慮しておくと良いです。
マクロ（VBA）は直接移行できない
ExcelでVBAやマクロ使用されてる方は注意が必要です。
Excelが提供するVBAやマクロは、スプレッドシートに移行すると全く動作しなくなります。
この場合は、Googleが提供するプログラミングツールであるGAS (Google Apps Script)に切り替える必要があります。
GASは、そこまで難しくも無いですが、多少のプログラミング知識が必要になります。
完全素人がVBAをGASで置き換えるのは少し難しい可能性が高いです。
この場合は、GASのプロにお願いすることを推奨します。
私自身、GASを使った仕事をメインにしているので、もしご興味があれば一度ご相談ください！
データ容量とパフォーマンスの制限
スプレッドシートは、1つのファイルに対して1000万セルまでという制限があります。
すでにExcel内で、これを超える様なデータを扱っている場合、以下の様な対策をする必要があります。
- 不要なデータを削除
- シートの分割
- データベースの利用
スプレッドシートも大規模なデータを扱えますが、Excelには少し劣ることは、少し注意する必要があります。
まとめ
ここまでExcelからスプレッドシートへ移行する方法について解説しました。
この記事の要点だけまとめます！
- まず初めにExcelファイルをGoogleドライブにExcelファイルをアップロード
- アップロード完了したらあとはスプレッドシートとして保存するだけ
- 基本的にExcelとスプレッドシートは同じだが微妙に違う点もあるので注意が必要
以上になります。
特に既存のExcelファイルにVBAやマクロを組み込んでいたら注意が必要です。
プログラミングに関する知識が無ければ挫折する可能性が高いです。
VBAやマクロを組み込んでいるけど移行したいなら、プロに頼むのが一番です。
宣伝ではないですが、私もその道のプロとしてやっております！
ご相談するならぜひ私の方へご相談ください！
ここまで読んでいただきありがとうございました。
あなたがこの記事を読みながらExcelからスプレッドシートへ移行出来たら、私としても大変嬉しいです！
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